مفهوم بنچمارک در زندگی انسان نقش دیرینه‌ای دارد؛ ریشه هر مقایسه‌ای به خصوص مقایسه‌های بین دو وسیله مشابه و هم‌رده با بازدهی متفاوت به بنچمارکینگ مربوط می‌شود. حتما شما هم در طول عمر خود حداقل یکبار با این پرسش مواجه شده‌اید که چرا میزان درآمد دوستم در حوزه کاری من نیز بیشتر میزان درآمد من است؟ در حقیقت استفاده از برخی راهکارها و همچنین میزان دانش و تخصص بنیادی در فرد دو عامل بسیار مهم در ایجاد تفاوت‌ها بین افراد با یکدیگر است.
فرایند Benchmark نیز دقیقا به بررسی تفاوت‌های موجود بین افراد و موارد بزرگ‌تر مانند سازمان‌ها و موسسه‌ها می‌پردازد. البته با استفاده از این استاندارد میتوان میزان عملکرد و بازدهی هر سازمانی را به دقت بررسی کرده و سپس آن را با عملکرد رقبا و سازمان‌های مشابه مقایسه کرد.
آشنایی با مفهوم گسترده و عمیق بنچمارک
در دنیای پیشرفته کنونی که پایه و اساس هر چیزی رقابت است، در نظر گرفتن معیارهای مهم و شاخص لازمه موفقیت در این عرصه است. برای رسیدن به موفقیت در هر کاری حتی کارهای کوچک استفاده از بنچمارک اهمیت زیادی دارد. به عبارتی برای مقایسه دو شی، جسم، انسان یا حتی سازمان و شرکت باید از برخی المان‌ها و پارامترهای مهم و شاخص استفاده شود. هر چیزی که به عنوان یک معیار یا پارامتر برای ارائه میزان عددی یک ویژگی به کار برده شود بنچمارک نامیده می‌شود.
اما اگر بخواهیم از دید بازاریابی و مدیریت علوم تجاری به این فرایند نگاه کنیم باید بگوییم که benchmark بزرگ‌ترین پارامتر برای بررسی دقیق میزان عملکرد یک سازمان و شرکت است. استفاده از پروسه بنچمارکینگ امروزه یکی از رایج‌ترین و متداول‌ترین روش‌ها برای دسترسی به نکات قوت و ضعف سازمان‌ها است.
در فرایند بنچمارکتینگ چه مواردی مورد بررسی قرار می‌گیرد؟
یکی از رایج‌ترین سوالات افرادی که به تازگی با پروسه بنچمارکتینگ آشنا شده‌اند این است که در این فرایند چه مواردی مورد بررسی و آنالیز قرار می‌گیرند؟ در بنچمارک در حوزه‌های مدیریتی و تجاری مواردی چون شناخت مخاطبان بازار هدف، بررسی رفتار و عملکرد رقبا و مقایسه آن با سازمان مربوطه و مواردی از این قبیل بررسی می‌شوند.
از فرایند Benchmarking هر کسب‌و‌کاری از کسب‌و‌کارهای کوچک گرفته تا سازمان‌های بسیار بزرگ و معروف به جهت بهینه‌سازی عملکرد خود در راستای پیشبرد اهداف مورد نظر استفاده می‌کنند. در واقع منظور از benchmarking استراتژی بررسی بخش‌های مختلف مجموعه با سایر سازمان‌های مشابه و رقبا است.
مهم‌ترین مزایای استفاده از بنچمارک
یکی از بزرگ‌ترین مزایای استفاده از بنچمارک قابلیت بررسی ویژگی‌ها و قابلیت‌های بسیار جزئی هر سازمان با سازمان‌های دیگر است. به عبارتی شما می‌توانید با استفاده از این معیار حتی برای هر محصول، فرایند و اقدامی که به عنوان یک کسب‌و‌کار انجام می‌دهید را با رقبای خود مقایسه کنید.
دومین مزیت بزرگ بنچمارکینگ کاهش سقف هزینه‌های بررسی و آنالیز عملکرد سازمان و در عین حال افزایش میزان بازدهی و سوددهی سازمان است. یکی از مهم‌ترین دیتاهایی که میتوان با استفاده از بنچمارک در سازمان‌ها به آن دست یافت فضای خالی موجود در سازمان یا همان گپ است: این نوع فضا در واقع همان بخش‌هایی از یک سازمان است که هیچ یک از رقبا به بررسی آن توجه نکرده‌اند. با استفاده از این فضاهای خالی به راحتی می‌توانید تمایز بزرگی در سازمان خود نسبت به رقبایتان ایجاد کنید!
تحلیل رقابتی از جمله مزایای استفاده از بنچمارکینگ
دغدغه اصلی بسیاری از کسب‌و‌کارهای کوچک و تازه وارد رسیدن به رقبای بزرگ و سرسخت خود است. بر خلاف تصور عموم این امر تنها با صرف هزینه‌های بزرگ در بازاریابی و تدوین استراتژی‌های مختلف عملکردی میسر نمی‌شود، بلکه باید در کنار این اقدامات از استراتژی Benchmarking در حوزه تحلیل رقابتی استفاده کرد.
با استفاده از بنچمارک میتوان فعالیت رقبای حاضر در هر حوزه فعالیتی را به دقت بررسی کرده و در مورد رفتار و الگوهای عملکردی آن‌ها در بازار اطلاعات بسیار مفیدی به دست آورد. افزون بر این موارد با بهره‌گیری از بنچمارکینگ به راحتی میتوان روش‌ها و راهکارهایی خلاقانه‌تر و موثرتر برای بهبود عملکرد و بازدهی کسب‌و‌کار خود را بیابید.
نظارت بر عملکرد و تداوم در پیشرفت با بنچمارکینگ
فرایند بنچمارک با بررسی و آنالیز کامل و دقیق روندهای فعلی مورد استفاده در سازمان می‌تواند حتی پیش‌بینی‌های بسیار دقیقی در مورد روندهای پیش رو سازمان انجام دهد. به علاوه با استفاده از این پروسه میتوان نظارت دقیق‌تری بر عملکرد تمامی بخش‌های سازمان داشت.
یکی دیگر از مزایای استفاده از بنچمارک در کسب‌و‌کارها کمک به رشد و توسعه مداوم و پیوسته سازمان است. یکی از مهم‌ترین مواردی که منجر به سقوط کسب‌و‌کارها می‌شود عدم داشتن تداوم و پیوستگی در رشد و توسعه عملکردی است که در نهایت منجر به شکست سازمان می‌شود. اما با استفاده از بنچمارک و بررسی دائمی عملکرد و رفتارهای قدیمی و جدید و حتی پیش بینی روندهای پیش رو سازمان‌های رقیب میتوان رشد و توسعه پیوسته‌ای را تجربه کرد.
هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی دقیق با بنچمارکنیگ
فرایند بنچمارک علاوه بر مشخص کردن دقیق نکات قوت و ضعف هر سازمان می‌تواند راهکارهای جدیدی را در کنار یک برنامه‌ریزی دقیق و هدفمند برای رشد و توسعه سازمان ارائه دهد.
انواع بنچمارک
همان گونه که در مطالب بالا ذکر شد فرایند بنچمارک با استفاده از مقایسه یک سازمان با سازمان‌های هم‌رده و حتی رقبای سرسخت خود انجام می‌شود. در حالت کلی بنچمارکتینگ اگر به صورت کاملا حرفه‌ای و اصولی مورد استفاده قرار گیرد هیچ گونه خطر و ریسک احتمالی برای سازمان نداشته و بالعکس منجر به رشد و پیشرفت سازمان می‌شود. بنچمارک انواع مختلفی داشته هر یک از انواع آن بسته به نوع کسب‌و‌کار و حوزه فعالیتی آن مورد استفاده قرار می‌گیرد. انواع بنچمارک شامل استراتژیک، عملکرد و فرایند است.
معرفی بنچمارک استراتژیک
این نوع از بنچمارک بیشتر برای شناسایی و بررسی دقیق استراتژی‌های مورد استفاده توسط سازمان‌های دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد. با بررسی و تحلیل نوع استراتژی‌های به کار گرفته شده در سازمان‌های رقیب خود با هزینه کمتر و صرف زمان کمتری می‌توانید از آن‌ها الگوبرداری کرده و حتی بهتر از آن‌ها عمل کنید.
بنچمارک عمکلرد و کاربرد آن
در فرایند بنچمارک عملکرد مواردی چون مقایسه محصولات و خدمات یک شرکت با سایر شرکت‌های مشابه و هم‌رده صورت می‌گیرد. هدف از به کار بردن این نوع بنچمارک در سازمان مقایسه ویژگی‌های محصولات و خدمات سازمان با رقبا است.
با انجام این کار فرایند بهبود کیفیت محصولات و خدمات راحت‌تر شده و هزینه‌های مربوط به این بخش به شدت کاهش می‌یابد. با استفاده از نتایج بنچمارک عملکرد میتوان نفوذ خود در بازار را افزایش داده و به دنبال آن نیز نرخ تبدیل را بهبود بخشید.
کاربرد و مزایای بنچمارک فرایند
بنچمارک فرایند عملکردی شبیه به بنچمارک از نوع استراتژی دارد. در پروسه این نوع بنچمارک عمدتا فرایندها و عملیات‌های خاص و ویژه رقبای برتر مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد. استفاده از این معیارها و ویژگی‌های خاص رقبا تاثیر بالقوه‌ای در پیشرفت سریع و البته کم‌هزینه سازمان شما دارد.
مراحل انجام بنچمارکینگ در کسب‌و‌کارها
حال که با مزایای استفاده از بنچمارکینگ و انواع آن آشنا شدید، لازم است تا در مورد مراحل و چگونگی انجام این پروسه اطلاعات کاملی جمع‌آوری کنید. مراحل بنچمارک عبارت‌اند از:
- انتخاب نوع بنچمارک: یکی از مهم‌ترین و اولین مراحل بنچمارکینگ انتخاب نوع آن است.
- شناسایی دقیق رقبا: پیش از اقدام به مقایسه عملکرد و الگوهای رفتاری رقبا باید به خوبی آن‌ها را شناسایی کنید. در دومین مرحله از بنچمارک فرایند شناسایی دقیق رقبا صورت می‌گیرد.
- گردآوری اطلاعات مفید: سومین مرحله از Benchmarking جمع‌آوری اطلاعات مهم و ضروری در مورد شرکت خود و شرکت‌های مورد انتخاب برای مقایسه است.
- تجزیه و تحلیل اطلاعات گردآوری شده: پس از جمع‌آوری اطلاعات نوبت مهم‌ترین بخش از بنچمارک یعنی تجزیه و تحلیل داده‌ها است. با استفاده از تحلیل اطلاعات می‌توانید وجوه غیر مشترک و عوامل متمایز کننده رقبای خود را به دست آورید.
- پیاده‌سازی راهکارها و بهبود سازمان: پس از تحلیل اطلاعات جمع‌آوری شده به راحتی می‌توانید اب استفاده از روش‌ها و استراتژی‌های جدید و موثر عملکرد و میزان بازدهی سازمان خود را بهبود بخشید.
کاربرد بنچمارک در تمام امورات جامعه بشری!
بنچمارک علاوه بر داشتن کاربرد بسیار گسترده و جامع در سازمان‌ها و کسب‌و‌کارها در کوچک‌ترین امورات فردی و شخصی افراد نیز کاربرد دارد. برای نمونه با استفاده از بنچمارکینگ به راحتی میتوان به شک و تردید خود در انتخاب یکی از دو مدل گوشی موبایل برای خرید استفاده کرد. یا اینکه در انتخاب یکی از لباس‌ها با رنگ‌های جذاب تصمیم بهتری داشت. در واقع کاربرد بنچمارک در دنیای امروزی تنها به بحث تجارت و رسیدن به قدرت و برتری منتهی نمی‌شود، بلکه حتی در برخی کارهای ساده افراد نیز نقش موثری دارد.