تقریباً در تمامی تجارت‌ها پروژه‌هایی وجود دارند که برای پیشبرد اهداف شرکت در زمان خاصی اجرا و به پایان می‌رسند. اجرای درست و اصولی این پروژه‌ها پروژه می‌تواند یک سازمان را به تمامی اهداف موردنظر خود برساند. اما برای اجرا کردن پروژه در راستای برآورد کردن اهداف و معیارهای از پیش تعیین شده سازمان نیاز به یک مدیر پروژه با دانش و تخصص بسیار بالا است. در واقع پراجکت منیجر نقش اساسی را در برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چارچوب زمان، هزینه و کیفیت برای کسب نتایجی مطلوب ایفا می‌کند.
یک مهندس کنترل پروژه علاوه بر آشنایی با مسئولیت‌ها و وظایف خود بایستی دارای مهارت‌هایی همچون توسعه و نگهداری برنامه‌های دقیق، داشتن مهارت در گزارش‌دهی هزینه‌های سنگین و مواردی از این قبیل باشد. در ادامه این مقاله درباره وظایف، مهارت‌ها و توانایی‌های یک مدیر کنترل پروژه به توضیحات بیشتری می‌پردازیم.
مدیر پروژه کیست؟
مدیر پروژه (Project Manager) فردی است که می‌تواند با استفاده از روش‌ها، مهارت‌ها و دانش و تجربه خود یک پروژه را به اهداف خاص خود بر اساس محدودیت بودجه و زمان برساند. یک پراجکت منیجر متخصص باید بتواند پروژه را سر وقت و در محدوده بودجه تعیین شده به پایان رسانده و در طول مدیریت پروژه تمامی منابع مختص پروژه را کنترل و مشتری را راضی نگه دارد. مدیران پروژه در زمینه‌های مختلفی اعم از ساخت‌وساز، مهندسی، قانون، فناوری و سلامت فعالیت داشته و اصلی‌ترین مسئول پیشرفت و شکست پروژه‌ها هستند.
مدیریت پروژه یا همان چرخه عمر پروژه مجموعه‌ای از فعالیت‌های شروع، برنامه‌ریزی، اجرایی کردن برنامه، کنترل و پایان است که هماهنگ کردن تمامی این مراحل و فعالیت‌ها بر عهده مدیران پروژه است. البته هماهنگی اعضای تیم در موفقیت پروژه نیز بی‌تاثیر نبوده و مهندس کنترل پروژه باید اعضای تیم را مدیریت کند.
وظایف یک مدیر پروژه متخصص چیست؟
در حالت کلی وظایف مدیران پروژه به نوع کسب و کار و نوع پروژه بستگی دارد، اما در تمامی مدیران در مواردی وظایف مشترک دارند که در ادامه آن‌ها را معرفی می‌کنیم:
- آغاز قوی پروژه
- برنامه‌ریزی برای اجرایی کردن مراحل مختلف پروژه
- اقدام به اجرای پروژه
- کنترل و مدیریت تمامی جوانب پروژه
- بستن و به پایان رساندن پروژه
نقش مدیر پروژه در آغاز پروژه
هر مدیر پروژه، پروژه را باتوجه‌به هدف از پیش تعیین شده و دامنه آن آغاز می‌کند. پراجکت منیجرها با شناسایی و بررسی مدیران سود بر خارجی و داخلی و رفتارهای مدیریتی آن‌ها درباره انتظارات مشترک بحث کرده و مجوز لازم را برای آغاز پروژه کسب می‌کنند. در این مرحله از پروژه یک مهندس کنترل پروژه باید لیستی از سوالات زیر را تهیه کرده و به آن‌ها پاسخ صحیح و هدفمندی بدهد.
- علت اهمیت پروژه؟
- چه مشکلی را قرار است برطرف کنیم؟
- نتیجه مطلوب و هدف نهایی از اجرای پروژه چیست؟
- پارامترهای موفقیت پروژه چیست؟
- سود بران این پروژه چه کسانی بوده و چه کسانی بر این پروژه تاثیرگذار هستند؟
- محدودیت‌های این پروژه چیست؟
- کسب اطلاعات از اجرا شدن این پروژه درگذشته، در صورت اجرا شدن نتیجه آن چه بوده و از چه اطلاعات مفیدی از پروژه قبلی می‌توان برای آغاز پروژه جدید در نظر گرفت؟
با پاسخ‌دادن به این سوالات می‌توان باقدرت بیشتری پروژه را آغاز کرده و آن را به سمت موفقیت و پیشبرد اهداف هدایت کرد.
برنامه‌ریزی یکپارچه و منظم برای پروژه
مدیر پروژه بعد از کسب اطلاعتی دقیق از سود بران اصلی، برای تنظیم برنامه‌ای دقیق و هدفمند با آن‌ها شروع به مشارکت و همکاری می‌کند. در واقع با استفاده از این برنامه پراجکت منیجر می‌تواند بر مواردی همچون هزینه، منابع، جدول زمانی، ریسک و مسائل مربوط به کیفیت نظارت کند.
در طی این مرحله مدیران نقاط عطف یا همان ددلاین‌ها را رسم کرده و اقداماتی که برای هریک قرار است انجام شود را مشخص می‌کنند. البته باید به این نکته ظریف و اساسی توجه داشت که برنامه‌ریزی پروژه تا زمان اتمام آن ثابت باقی نمانده و بر اساس شرایط پیش‌آمده در طول پروژه بایستی تغییر و تحولاتی روی آن انجام شود تا به سندی زنده و پویا تبدیل شود.
چگونگی اجرای پروژه
بعد از برنامه‌ریزی، تمامی اعضای تیم برای اجرای برنامه و تحقق اهداف پروژه اقداماتی را که دقیقا در چک‌لیست پروژه مشخص شده را انجام می‌دهند، در این مرحله مدیر پروژه با نظارت بر کیفیت انجام امورات از پیشبرد درست برنامه اطمینان خاطر کسب می‌کند.
کنترل و نظارت بر پروژه
در واقع در تمامی مراحل پروژه، پراجکت منیجر به صورت دقیق امورات را کنترل و بررسی می‌کند تا اقدامی خارج از برنامه صورت نگیرد. کنترل و نظارت توسط مهندس در طول پروژه تا زمان به اتمام رسیدن آن ادامه می‌یابد. در این مرحله مهندس کنترل پروژه مسئولیت‌های زیر را بر عهده دارد:
- نظارت بر میزان پیشرفت پروژه
- کنترل بودجه
- کسب اطمینان از رسیدن به ددلاین‌ها یا همان نقاط عطف
- مقایسه دقیق تفاوت بین عملکرد اجرا شده با عملکرد برنامه‌ریزی شده
البته در مورد آخر باید به این نکته توجه کرد که قرار نیست عملکرد اجرایی دقیقا مشابه عملکرد برنامه‌ریزی شده باشد. به همین دلیل مدیر پروژه باید برنامه را به‌گونه‌ای تنظیم کند که بتواند در صورت لزوم به‌سادگی تغییراتی را در آن به وجود بیاورد.
به اتمام رساندن پروژه و بستن آن
مرحله آخر که مرحله اتمام پروژه است، مدیر پروژه باید تا قبل از رسیدن به این مرحله تمامی فعالیت‌ها و اقدامات لازم برای رسیدن به یک نتیجه عالی و مطلوب را با تلاش و پشتکار اعضای تیم به انجام برساند. در حین بسته شدن پروژه مدیران اقدامات زیر را انجام می‌دهند:
- آزادکردن منابع باقی‌مانده همچون بودجه و پرسنل
- بررسی فعالیت تأمین‌کنندگان شرکا و بستن قرارداد و پرداخت فاکتور آن‌ها
- بایگانی کردن فایل‌های پروژه برای استفاده در آینده
اختیارات مدیر پروژه
یک فرد به‌عنوان مدیر پروژه در هر پروژه‌ای اختیارات زیر را دارد:
- مشخص‌کردن محدوده پروژه
- برآورد هزینه، بودجه و زمان
- تهیه و جمع‌آوری مستندات
- بررسی و تحلیل ریسک
- مدیریت مشکلات
- رهبری
- برنامه‌ریزی دقیق فعالیت‌ها و تعیین ترتیب انجام آن‌ها
- کنترل کیفیت کلیه امور
- همکاری و گفت‌وگو با سود بران اصلی
- برنامه‌ریزی منابع
5 مهارت اساسی و ضروری که هر مدیر پروژه موفقی باید داشته باشد
بسیاری از مهارت‌های مدیر پروژه با توجه به اختیارات و وظایف آن تعیین می‌شود. اما برخی از مهارت‌ها برای انجام سریع‌تر و بهتر امورات پروژه لازم است که در ادامه درباره هر یک از آن‌ها به توضیحات بیشتری می‌پردازیم.
رهبری پروژه
توانایی مدیریت کلیه امور و اجرای پروژه یکی از اساسی‌ترین مهارت‌های پراجکت منیجر ماهر است. در واقع برای کسب این مهارت نیاز به استعداد خاصی نبوده و تمامی افراد با آموزش دیدن کامل اصول و فنون رهبری می‌توانند این مهارت را کسب کنند.
مهارت در برقراری ارتباطات
یک مهندس کنترل پروژه موفق علاوه بر ارتباط برقرارکردن با اعضای تیم خود بتواند با کلیه افرادی مرتبط با پروژه ارتباطات شفاف و مفیدی را برقرار کند. برای داشتن ارتباطات قوی و موثر باید مدیران از فن بیان و لحن گفتار خوبی برخوردار باشند.
مدیریت ریسک توسط مدیر پروژه
در حالت کلی اجرای هر پروژه‌ای با ریسک و مشکلاتی همراه است. به همین جهت یکی از مهارت‌های لازم و ضروری مدیران پروژه داشتن مهارت در مدیریت و کنترل ریسک است. در واقع قبل از تبدیل شدن ریسک به یک مشکل و خطر تهدیدکننده لازم است تا مدیران آن را کنترل کرده و برطرف کنند.
مدیریت هزینه و بودجه
در تعیین بودجه یک پروژه باید تمامی المان‌ها و پارامترها در نظر گرفته و در نهایت بودجه‌ای منطقی و حساب‌شده‌ای را در نظر گررفت. اما مهم‌تر از تعیین بودجه، مدیریت و کنترل آن در طی انجام مراحل پروژه است که چگونگی انجام ایین کار به میزان مهارت مدیر پروژه بستگی دارد.
نتیجه‌گیری
یکی از مهم‌ترین شغل‌ها مدیریت پروژه در کسب و کارهای مختلف است. در واقع یک مدیر پروژه باید از دانش، اطلاعات، مهارت‌ها و تخصص بالایی برخوردار باشد تا بتواند پروژه را در زمان مقرر شده به بهترین شکل ممکن به اتمام برساند. در واقع یک پراجکت منیجر متخصص و حرفه‌ای باید بتواند برنامه‌ریزی، سازماندهی و فرایند جهت‌دهی به اتمام پروژه را به شیوه مطلوبی به انجام برساند.